Tecnología para instalaciones pequeñas y medianas
No hace mucho, la infraestructura de sistemas hoteleros avanzados era dominio de las grandes cadenas hoteleras. Hoy, en la era de la revolución digital, ignorar las tecnologías, los servicios y las soluciones que ofrecen los fabricantes de software puede suponer un enorme obstáculo en su camino hacia el desarrollo. A largo plazo, puede incluso acarrear serias dificultades a la hora de mantener una alta ocupación. ¿Qué sistema merece la pena considerar? ¿Pueden los hoteles pequeños permitirse su implantación y mantenimiento?
Muchos sueñan con dirigir su propio establecimiento de alojamiento, pero abrir y gestionar un hotel es mucho más difícil de lo que parece. El principal reto es reunir el capital que se invertirá en poner en marcha el establecimiento de sus sueños. Pero pensar que aquí acaban los retos es falso. Todo lo contrario. Los verdaderos retos y obstáculos empiezan a acumularse en el momento de poner en marcha el hotel. Las pequeñas instalaciones suelen estar en manos de una empresa familiar o una sociedad con un puñado de inversores que poseen acciones, lo que suele conducir a la fragmentación de la toma de decisiones, la difuminación de responsabilidades y, por tanto, al caos organizativo general. Además, la falta de una gestión formal y centralizada de las instalaciones, así como la falta de formación profesional de los empleados, son algunos de los errores más comunes de los pequeños hoteleros.
Las instalaciones hoteleras pequeñas y medianas también tienden a rehuir las tecnologías y soluciones modernas que ayudan a optimizar y automatizar la carga de trabajo diaria de la recepción. Hasta cierto punto, este comportamiento es comprensible: la mayoría de los establecimientos hoteleros evitan invertir en tecnologías, ya que suponen una carga adicional para el presupuesto, una cuestión difícil sobre todo para los hoteles pequeños. Sobre todo hoy, cuando los alquileres a corto plazo alcanzan nuevas cotas de popularidad, obligando a los hoteles a una competencia cada vez más feroz para ganar clientes. No se puede negar que el enorme número de apartamentos de alquiler a corto plazo pasa factura a todos los tipos de instalaciones presentes en el mercado; competir con tarifas más bajas no suele ser una opción, debido al elevado y aún creciente coste de funcionamiento de un hotel. El sector está sujeto a una estricta normativa y depende cada vez más de los canales de venta por Internet -las OTA-, cada uno de los cuales cobra entre un 10 y un 30% de comisión. Además, en muchos casos la firma de un acuerdo con una OTA conlleva la firma de un acuerdo con las denominadas cláusulas de paridad de tarifas amplias, que restringen a los hoteles la posibilidad de ofrecer habitaciones a tarifas inferiores a las de la plataforma de la OTA. Aunque muchos países ya han prohibido las tarifas de paridad amplia (Austria, Bélgica, Francia, Alemania, Italia, Suiza), en Polonia su uso sigue estando legalmente aceptado. En principio, las principales OTA aplican normas armonizadas en toda la UE y no exigen la paridad de tarifas, aunque hay excepciones.
Tras la revolución digital, prácticamente todas las ventas de servicios hoteleros se han trasladado a Internet. Por tanto, en el mundo actual, crear una estrategia de distribución multicanal que incluya una amplia gama de OTAs no es una opción, sino una necesidad. Es ser o no ser en la industria hotelera, tanto para los gigantes de las cadenas como para las pequeñas instalaciones que ofrecen apenas una docena de habitaciones. Sin embargo, aplicar esta estrategia puede ser una tarea ardua sin el apoyo de soluciones tecnológicas modernas.
Tecnologías para pequeños hoteles
Es un error común pensar que el flujo de información completo y automatizado en un hotel sólo es posible en las grandes instalaciones, ya que requiere una elaborada combinación de un montón de sistemas: entre otros, el sistema de gestión de la propiedad, el gestor de canales para ayudar a gestionar un gran número de canales (como el propio motor de reservas del hotel y las OTA) y, cada vez con más frecuencia, el sistema de gestión de ingresos para facilitar la gestión de las tarifas de las habitaciones. Hoy en día, todas las grandes instalaciones hoteleras dependen de amplios sistemas de infraestructura como los descritos anteriormente. En su caso, los sistemas manuales de gestión de ventas y reservas sencillamente no servirían. Como en los hoteles pequeños la escala de actividad es mucho más reducida, pueden seguir teniendo éxito aunque se nieguen a invertir en tecnologías modernas por miedo a invertir grandes sumas en la implantación y el mantenimiento de las soluciones tecnológicas.
¿Está justificado este temor? ¿Es cierto que sólo las instalaciones más grandes, con grandes presupuestos y personal formado profesionalmente, pueden permitirse una infraestructura tecnológica experta? Según las estadísticas, sólo el 14% de todos los hoteles de Polonia son cadenas (en España, el porcentaje es del 34% y en Portugal, del 26%). La inmensa mayoría está en manos privadas, la mayoría de ellas pequeñas o medianas. Teniendo en cuenta las cifras anteriores, los productores de software hotelero ajustaron sus soluciones a la realidad del sector y aplicaron políticas de tarifas que permiten una amplia distribución. Está claro que el coste de la creación de infraestructuras de sistemas es inevitable, pero su escala es mucho menor de lo que muchos propietarios de instalaciones de hostelería (hoteles, hostales o apartamentos) esperan.
Tipo fijo frente a modelo de comisiones
El elemento clave del flujo de información es el sistema de gestión de la propiedad, la herramienta esencial de todo hotelero. El mantenimiento de los sistemas más baratos cuesta tan solo unos cientos de PLN al año. Un PMS ampliado para las instalaciones más grandes puede costar hasta varias decenas de miles de PLN al año. Sin embargo, cabe mencionar que un sistema de este tipo ayuda a automatizar muchas tareas cotidianas de la recepción, como aceptar reservas e introducirlas en el calendario, con lo que se ahorran sumas considerables de dinero y se mejora la calidad del servicio.
A la hora de plantearse invertir en tecnología hotelera, puede que le interese echar un vistazo a soluciones de PMS asequibles (por ejemplo, KWHotel u Hotelgram) dedicadas a pequeñas y medianas instalaciones y vendidas en un modelo de suscripción, así como a una amplia gama de servicios y soluciones disponibles normalmente a cambio de una comisión. Es crucial que su establecimiento sea bien visible en línea y ofrezca una experiencia de reserva rápida y sin problemas en una época en la que la mayoría de las reservas proceden de canales de distribución en línea. El PMS como sistema estratégico para el hotel debe ser un punto de partida, pero no debe ser la única solución en la que confíe. También necesitará un Channel Manager y un Booking Engine. La tasa de comisión para los proveedores de las soluciones anteriores suele partir del 2% de la reserva gestionada. Para los gestores de pequeñas instalaciones hoteleras, YieldPlanet ha preparado una versión START del Channel Manager. En esta opción de compra no hay cuotas mensuales fijas. También vale la pena señalar que casi todas, si no todas, las plataformas OTA se basan en el cobro de comisiones a sus socios. Esto, a su vez, significa que el hotel sólo paga por los resultados, es decir, por una reserva realizada con éxito a través de una plataforma de reservas. Las comisiones de las mayores empresas del mercado oscilan normalmente entre el 10 y el 20%.
Sabiendo que los compuestos estratégicos de la cadena de distribución de la información están disponibles al coste de unos cientos de PLN anuales (PMS), las soluciones del tipo Channel Manager y Booking Engine pueden adquirirse en un modelo de comisiones, y las OTA cobran sus tarifas exclusivamente por los resultados reales (valor de las reservas realizadas con éxito), podemos afirmar con seguridad que la inversión en tecnología hotelera no constituye un obstáculo para el negocio ni una carga para el presupuesto de las instalaciones ya existentes de cualquier tamaño. Si desea equilibrar el coste invertido en tecnologías, puede complementar la infraestructura de sistemas antes mencionada con un RMS o elegir un Channel Manager equipado con una función que ayude a optimizar los ingresos del hotel. Los propietarios de cualquier establecimiento que ofrezca más de una docena de habitaciones deberían plantearse seriamente invertir en un sistema de gestión tecnológica. Un RMS fiable puede ayudar a aumentar eficazmente los ingresos del hotel y reducir al mínimo el coste de las habitaciones no vendidas, que, según los hoteleros, es el mayor coste que soporta todo gestor de instalaciones.
Soluciones y prestaciones para hoteles pequeños
Hoy en día, los pequeños y medianos establecimientos hosteleros pueden elegir entre una amplia gama de soluciones para automatizar procesos y optimizar ingresos, disponibles a precios asequibles y en cómodos modelos de pago. Muchos proveedores de software prestan gran atención a las empresas más pequeñas del mercado y ofrecen soluciones interesantes ajustadas a las necesidades y deseos de los pequeños establecimientos. ¿Un ejemplo? YieldPlanet ofrece una solución dedicada a los establecimientos cuya recepción no funciona las 24 horas del día o está cerrada los días festivos, que les permite bloquear la llegada de huéspedes el mismo día o en un día festivo dentro del plazo seleccionado. Pensando en las necesidades de los hoteles pequeños y medianos, también hemos diseñado una función que protege contra los errores humanos (por ejemplo, tarifas demasiado bajas o altas, publicación en línea de una disponibilidad de habitaciones superior a la real por error). Los propietarios de apartamentos pueden gestionar fácilmente las tarifas en función del número de huéspedes que utilicen las instalaciones alquiladas, los gestores de hostales publicarán fácilmente las tarifas de las camas en habitaciones compartidas.
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