W skutecznym zarządzaniu hotelem chodzi o wykorzystanie całego jego potencjału. To nie tylko wykorzystanie odpowiednio zsynchronizowanego oprogramowania oraz czuwanie nad ofertami konkurencji, ale również utrzymanie najlepszych możliwych relacji z gośćmi i dokonywanie regularnych ocen wykorzystywanych kanałów sprzedaży oraz korygowanie strategii cenowej względem bieżącego stanu rynku.
Jeśli chcesz dobrze zarządzać rezerwacjami swojego hotelu, powinieneś unikać 8 powszechnych błędów opisanych poniżej.
1) Brak odpowiedniej synchronizacji oprogramowania
Posiadanie odpowiedniego oprogramowania jest dzisiaj kwestią więcej niż ważną. Bez korzystania z nowej technologii oraz strategii dystrybucji omnichannel (wielokanałowej), nie będziesz w stanie w pełni wykorzystać potencjału swojego obiektu. Pamiętaj, jednak, że całe oprogramowanie, którego używasz powinno być odpowiednio podłączone i zsynchronizowane. Brak menadżera kanałów, menadżera kanałów nie podłączonego do PMS (System Zarządzania Aktywami) lub wyszukiwarki rezerwacji nie wspomaganej przez Twoich dostawców technologii – wszystko to spowoduje wiele błędów i utrudni skuteczne zarządzanie dystrybucją, będzie ono bardziej czasochłonne i podatne na błędy.
2) Brak uszeregowanego podejścia do rozszerzenia cennika
Rezerwowanie z wyprzedzeniem jest wciąż sposobem postępowania dla grupy przewidujących podróżnych, nie należy więc zapominać o wdrożeniu nie tylko strategii cenowej, ale również zorganizowanego podejścia do rozszerzenia cenników. Dając swoim klientom możliwość rezerwacji pokoi tylko na następne 2 lub 3 miesiące pozbawiamy się
znaczącej części potencjalnego przychodu. We wszystkich OTA, ceny z którymi pracujecie powinny być dostępne na przynajmniej kolejne 12 miesięcy.
3) Nieodpowiednie ograniczenie zarządzania
Jeśli chodzi o zarządzanie OTA, należy dowiedzieć się, w jaki sposób odpowiednio pracować z ograniczeniami. Można ustalić ograniczenia na ogólnym poziomie w jakimkolwiek OTA z jakim pracujesz lub można stosować je codziennie za pomocą swojego menadżera kanału – zazwyczaj dobry menadżer kanałów daje ci o wiele więcej opcji i wynosi zarządzanie twoimi ograniczeniami na wyższy poziom. Tak więc gdzie jest ryzyko dla Twojego hotelu? Ogólnie rzecz biorąc, korzystanie z ograniczeń może poprawić przychód Twojego hotelu, ale jest jeden warunek – musisz stosować je mądrze. Nieodpowiednie zarządzanie ograniczeniami prowadzi do sytuacji, kiedy Twoje obiekty mogą być zarezerwowany w OTA tylko w pewnych okresach, czyniąc je mniej widocznymi dla potencjalnych rezerwujących. Musisz nauczyć się, w jaki sposób korzystać z minimalnych / maksymalnych ograniczeń pobytowych, patrząc bliżej na każdy OTA oraz w jaki sposób należy używać skutecznie CTA (Zamknięte do Przyjazdu) oraz CTD (Zamknięte do Wyjazdu), w innym razie, Twój obiekt może stać się niedostępny do rezerwacji na zbyt wiele dni, co w zamian za to odbije się na
Twoich przychodach.
4) Przepisywanie danych w OTA ręcznie
Dzięki inwestowaniu w technologię oraz tworzenie silnej i doskonale zsynchronizowanej infrastruktury, można teraz automatyzować większą część obowiązków recepcji. To powoduje nie tylko znaczące oszczędności dla hotelu, ale również lepsze i skuteczniejsze zarządzanie rezerwacją. Po podłączeniu wszystkich kanałów do swojego menadżera kanałów, należy pamiętać, aby unikać przepisywania danych w OTA ręcznie. Dlaczego to jest takie ważne? Każde ręczne wpisanie danych zmniejsza zgodność danych, w konsekwencji czego może to doprowadzić do niższej sprzedaży lub, w wyjątkowych przypadkach nawet braku sprzedaży.
5) Otwarcie wszystkich dat do rezerwacji bez analizy zarządzania przychodami
Zarządzanie przychodami hotelu dotyczy optymalizacji oraz zrozumienia, w jaki sposób pracują siły popytu i sprzedaży. Powszechnym błędem tutaj jest otwarcie wszystkich dat do rezerwacji bez uprzedniej analizy zarządzania przychodami. Ten błąd może powodować wyprzedaż najbardziej aktywnych terminów zbyt szybko, co innymi słowy oznacza, że
stracisz szansę na zoptymalizowanie przychodów dla swojego hotelu na najbardziej rentowne okresy w ciągu roku. Jeśli zarabiasz głównie w wysokim sezonie i obłożenie Twojego hotelu pozostaje niskie w pozostałych miesiącach, powinieneś szczególnie uważać w tym względzie- ewentualnym skutkiem Twojego błędu będzie „być albo nie być” w branży.
6) Zarządzanie rezerwami Grupy
Czy masz dużo rezerwacji grupowych? Powiedzmy sobie szczerze, nie są one zawsze wysoce rentowne, ale dzięki nimi szybko podnosisz wskaźnik swojego obłożenia. Z drugiej strony, w przypadku późnych anulacji, Twoje potencjalne straty mogą być znaczące, więc pamiętaj, aby mieć dokładną procedurę postępowania z rezerwacjami grup, zabezpieczając płatności oraz negocjując wystarczające terminy ostatecznego anulowania. Z powodu nieodpowiedniego zarządzania rezerwacjami grup, wiele hoteli nie korzysta z pełnego potencjału innych kanałów oraz źródeł przychodów. Dzisiaj, możesz nawet używać oprogramowania, które pomoże Ci ocenić przychód z rezerwacji grup i wesprze Cię podczas
ustalania cennika rezerwacji grup.
7) Brak rocznego przeglądu wyników OTA
Masz już zainstalowaną i wdrożoną technologię, mix OTA dodany do Twojego menadżera kanałów, a wciąż przychody pozostają na tym samym poziomie? Zamiast dodawać kolejny oddział OTA, spróbuj najpierw dotrzeć do bieżących kanałów w pełniejszym wymiarze. Rozpocznij od audytu i sprawdź, jakie są wyniki każdego kanału oraz jakie są bariery w zarabianiu więcej. Zablokowane rachunki, nieaktualne umowy lub niska zawartość – wszystko to potencjalnie zmniejsza liczbę rezerwacji w Twoim hotelu. Pamiętaj, że jakość jest ważna. Lepiej inwestować w czas powiększając możliwości już działających kanałów, a potem przechodzić do badania rynku i szukać nowych, potencjalnych źródeł dochodu.
8) Surowe podejście do nadmiernych rezerwacji może skończyć się niższym przychodem
Postępowanie z nadmiernymi rezerwacjami zawsze jest wyzwaniem, ale odpowiednia strategia w tym względzie może pomóc w wygenerowaniu większego przychodu. Zagłęb się w statystki, naucz się swoich wskaźników anulacji oraz poznaj jak zachowują się Twoim klienci. Wszystko to pomoże w budowaniu strategii postępowania z nadmiernymi rezerwacjami. Zabezpiecz silne relacje z sąsiadującymi hotelami w przypadku potrzeby znalezienia alternatywnego zakwaterowania dla Twoich klientów. Nie tylko strategia radzenia sobie z nadmiernymi rezerwacjami jest ważna, ale również szczegółowe procedury zabezpieczające komfort gości, kiedy nie będzie żadnego wolnego pokoju. Powszechnym błędem w tym przypadku jest zbytnie koncentrowanie się na unikaniu nadmiernej rezerwacji, co powoduje zbyt szybkie zamykanie dystrybucji przez co dochodzi do utraty wielu potencjalnych rezerwacji.