Konsorcja jako źródło rezerwacji korporacyjnych

Systemy GDS to miejsca umożliwiające dostęp do klientów korporacyjnych z całego świata. Zasilają one większość konsorcjów i napędzają działalność tych hoteli, które zaspokajają popyt wśród klientów korporacyjnych. Jak dołączyć do programów hotelowych TMC i konsorcjów, aby w pełni wykorzystać możliwości tego kanału dystrybucji online?

Istnieją różne kanały, o których istnieniu powinny wiedzieć hotele, jeżeli chcą mieć dostęp do rezerwacji korporacyjnych. Najważniejszym z nich jest globalny system dystrybucji – w skrócie: GDS. Systemy GDS to niewątpliwie miejsca umożliwiające dostęp do klientów korporacyjnych z całego świata, którzy rezerwują zakwaterowanie na swoje wyjazdy służbowe za pośrednictwem biur podróży lub korzystając z firmowych narzędzi do samodzielnej rezerwacji (połączonych z systemem GDS). To sprawia, że systemy GDS stwarzają szansę na dotarcie do atrakcyjnego segmentu klientów.

Systemy GDS zasilają większość konsorcjów i napędzają działalność hoteli zaspokajających silny popyt wśród klientów korporacyjnych. Konsorcjum to organizacja składająca się z niezależnych biur podróży, które podjęły współpracę w celu zwiększenia swojej siły nabywczej, prowizji oraz liczby udogodnień, które mogą oferować klientom na całym świecie. W wielu przypadkach biura te dokonują zmiany konsorcjum, konsolidacji lub są pozyskiwane na bieżąco albo związują się z kilkoma konsorcjami, obierając za główny cel zwiększenie zasięgu hoteli. Niektóre z głównych konsorcjów międzynarodowych to ABC, WIN Global Travel Network, American Express, BCD, CCRA, Carlson Wagonlit, Radius i Thor. Obszerną listę najważniejszych biur podróży można znaleźć tutaj.

Stawki konsorcjalne

W zamian za oferowanie TMC i konsorcjom lepszych stawek i prowizji hotele są umieszczane na liście pod prywatnymi kodami stawek w systemie GDS, na stronie internetowej i w intranecie w celu zapewnienia lepszej widoczności wśród wszystkich uczestniczących biur. Możliwość wyświetlania stawek konsorcjalnych w systemie GDS jest ograniczona – taka stawka nie jest dostępna dla wszystkich i może być rezerwowana wyłącznie po podaniu kodu stawki konsorcjalnej. Oznacza to, że jeżeli biuro będzie szukać hoteli w Twoim mieście przy użyciu kodu stawki konsorcjalnej, a Twój hotel nie znajduje się na liście danego konsorcjum, nie pojawi się on na liście wyników. 

Dlaczego warto dołączyć do programów konsorcjów i TMC?

Konsorcja pomogą Ci dotrzeć do nowych klientów oraz zwiększyć wzrost, średnią cenę doby (ADR), obłożenie i sprzedaż. TMC i konsorcja zwiększają Twoją widoczność wśród pośredników w procesie rezerwacji oraz ich klientów na całym świecie przez cały rok.

Dołączenie do programów hotelowych oferowanych przez TMC i konsorcja oznacza, że Twój produkt będzie rozprowadzany wśród biur podróży w zrównoważonych proporcjach wynoszących średnio 80% dla biur obsługujących klientów korporacyjnych i 20% dla biur turystycznych, pracujących zarówno w dni powszednie, jak i weekendy. Ponadto uzyskasz dostęp do szeregu dodatkowych możliwości marketingowych, co umożliwi Ci poprawę swojej pozycji oraz zwiększenie działalności. 

Konsorcjalne programy zarządzania umożliwiają niezależnym hotelom konkurowanie o udział w globalnym rynku podróży służbowych i wypoczynkowych poprzez oferowanie preferencyjnych stawek uprawnionym biurom podróży. 

TMC rezerwują stawki konsorcjalne i stawki korporacyjne, do których mają dostęp, oraz wszystkie ogólnodostępne stawki.

PRZYKŁAD: STAWKA KONSORCJALNA 

Biuro należące do ABC Global Services może rezerwować stawki ABC Global Travel tylko wtedy, gdy dany hotel podpisał umowę z ABC Global Services. Biuro należące do CCRA Travel nie byłoby w stanie rezerwować stawek ABC Global Travel.

Firmy zarządzające podróżami (TMC) negocjują stawki z hotelami w imieniu korporacji, które reprezentują.  Wynegocjowane stawki są przypisane wyłącznie do danego klienta i tylko upoważnieni użytkownicy mogą je wyświetlać, mieć do nich dostęp i je rezerwować. Korporacje wybierają firmę zarządzającą podróżami, która będzie zarządzała ich rezerwacjami na podróże, i tylko ta TMC ma dostęp do stawek wynegocjowanych dla tej korporacji.

PRZYKŁAD: STAWKA KORPORACYJNA Z TMC
Korporacja XYZ wynegocjowała stawkę z Twoim hotelem. Korporacja XYZ zdecydowała nawiązać współpracę z American Express Business Travel, w związku z czym agenci American Express widzą Twoją stawkę wynegocjowaną z korporacją XYZ i mogą ją rezerwować. Agent CWT nie byłby w stanie rezerwować tej wynegocjowanej stawki.

Każdego roku hotelarze ustalają, z którymi konsorcjami i TMC chcą zawrzeć umowy partnerskie. Właśnie rozpoczął się proces składania ofert, więc jeśli rozważasz dołączenie, to teraz jest właściwy moment. Poniżej znajduje się ogólny terminarz konsorcjalny.  

Ogólny terminarz konsorcjalny: 

1 czerwca – 31 grudnia

• Otwarcie zapisów do konsorcjów na 2020 r.

15 czerwca – 30 sierpnia 

• Od 15 czerwca: Szkolenie i sesje edukacyjne w zakresie systemu RFP

o Zaproszenia z terminami są przesyłane osobno

o Szkolenie online dostępne przez cały rok za pośrednictwem Sabre University

• 31 lipca: (Zalecana data)

o Hotele uzupełniają dane profilów – to zalecany termin, ponieważ hotele nie mogą przesyłać konsorcjom żadnych zgłoszeń, dopóki dane profilów w systemie nie będą całkowicie uzupełnione. 

• Od 1 sierpnia: Dogłębne sesje szkoleniowe konsorcjów w zakresie RFP

o Zaproszenia z terminami są przesyłane osobno

o Szkolenie online dostępne przez cały rok za pośrednictwem Sabre University

Od 18 lipca

• Zapisy na pakiety konsorcjalne

• Zapisy indywidualne do programu i zapisy à la carte 

• Uruchomienie dodatkowych programów do października

• Pierwsze terminy przesyłania zgłoszeń do konsorcjów są wyznaczane na 29 sierpnia (dopuszcza się późniejsze zgłoszenia) 

1 października – 31 grudnia 

• Przedłużenie stawek – upewnij się, że Twoje istniejące stawki konsorcjalne zostały przedłużone do 31 marca 2020 r., aby nie ominęły Cię żadne potencjalne rezerwacje na początku roku

• Ładowanie i mapowanie stawek – hotele odpowiadają za budowanie stawek i zarządzanie nimi w systemach CRS, stawki są następnie automatycznie mapowane do systemu GDS

Od 1 listopada

• Otwarcie zapisów na możliwości marketingowe konsorcjów oraz udział w wydarzeniach na 2020 r. 

 1 stycznia – 28 lutego

• Archiwizacja lub usunięcie wygasłych stawek

• Bieżące audyty stawek w celu zapewnienia dostępności stawek w systemie GDS i usunięcia niewłaściwych stawek