Technologia dla małych i średnich obiektów

Posiadanie zaawansowanej technologicznie infrastruktury systemowej w hotelu do niedawna było jedynie domeną dużych, sieciowych hoteli. Dziś, w dobie cyfrowej rewolucji, ignorowanie technologii, usług i rozwiązań dostarczanych przez producentów oprogramowania może stanowić istotną barierę rozwoju. Co więcej, może w dłuższej perspektywie czasu doprowadzić do poważnych problemów z utrzymaniem wysokiego obłożenia obiektu. O jakich systemach warto pomyśleć? Czy małe hotele mogą sobie pozwolić na koszty ich wdrożenia i utrzymania?

O posiadaniu własnego obiektu noclegowego marzy wiele osób, jednak wbrew pozorom uruchomienie i prowadzenie hotelu nie jest prostym zadaniem. Wyzwaniem jest przede wszystkim zgromadzenie odpowiedniej wielkości kapitału, który pozwoli na inwestycję w uruchomienie wymarzonego obiektu. Myli się jednak ten, kto uważa, że na tym kończą się wszelkie trudności. Wręcz przeciwnie! Prawdziwe wyzwania i przeszkody pojawiają się dopiero w momencie uruchomienia hotelu. Małe obiekty to najczęściej rodzinne biznesy lub spółki, w których udziały posiada kilku inwestorów, co bardzo często skutkuje rozproszeniem decyzyjności, rozmyciem odpowiedzialności i tym samym ogólnym chaosem organizacyjnym. Częstymi grzechami małych hotelarzy są ponadto brak centralizacji i formalizacji zarządzania obiektem, a także brak profesjonalnych szkoleń personelu.

Małe i średnie obiekty hotelowe stronią również od inwestycji w nowoczesne technologie i rozwiązania, które pozwalają optymalizować i w dużej mierze automatyzować codzienną pracę recepcji. Po części działanie takie jest zrozumiałe – większość właścicieli obiektów turystycznych rezygnuje z inwestycji w technologię tłumacząc to koniecznością wygospodarowania dodatkowych środków w budżecie, co zwłaszcza dla małych obiektów bywa kłopotliwe. Szczególnie dziś, w dobie ogromnej popularności najmu krótkoterminowego, która zmusza hotele do coraz bardziej zażartej walki o klienta. Nie da się ukryć, iż ogromna liczba apartamentów przeznaczonych na wynajem wpływa na wszystkie rodzaje obiektów działających na rynku, zaś próba konkurowania ceną jest zwykle niemożliwa, gdyż koszty prowadzenia hoteli są bardzo wysokie i z roku na rok rosną. Branża jest mocno regulowana, a ponadto coraz bardziej zależna od internetowych kanałów sprzedaży (ang. OTA), które od każdej rezerwacji pobierają prowizję w wysokości 10-30%. Co więcej, w wielu przypadkach zawarcie umowy z OTA skutkuje podpisaniem umowy zawierającej tzw. wąskie klauzule, które zabraniają hotelom oferowanie pokoi w cenach niższych aniżeli na platformie pośrednika. Wprawdzie w wielu krajach zostały one już zakazane (m. in. Włochy, Francja, Niemcy, Austria, Szwecja, Austria, Belgia), jednak w Polsce wciąż ich stosowanie jest dopuszczone przez prawo. Wiodące OTA co do zasady w całej UE stosują ujednolicone zasady i nie wymagają rate parity, aczkolwiek zdarzają się odstępstwa od reguły.

Wskutek cyfrowej rewolucji praktycznie cała sprzedaż usług hotelowych przeniosła się do Internetu. Budowa wielokanałowej strategii dystrybucyjnej, uwzględniającej bogatą paletę OTA jest dziś koniecznością. Być albo nie być dla hoteli – zarówno tych sieciowych, jak i obiektów oferujących zaledwie kilkanaście pokoi. Zrealizowania takiej strategii nie jest jednak łatwe bez posiłkowania się nowoczesnymi rozwiązaniami technologicznymi.

Technologia w małym hotelu

Zwykło się uważać, że pełny i zautomatyzowany obieg informacji w hotelu możliwy jest wyłącznie w dużych obiektach, gdyż wymaga przemyślanego połączenia ze sobą kilku systemów – w tym m. in. systemu zarządzania nieruchomością (PMS), Channel Managera, pozwalającego zapanować nad licznymi kanałami sprzedaży (hotelowy Booking Engine i serwisy OTA) , a coraz częściej także wspierającego zarządzanie polityką cenową systemu optymalizacji cen pokoi (RMS). Tak rozbudowaną infrastrukturę systemową posiadają dziś wszystkie duże obiekty hotelowe, gdyż w ich przypadku jakiekolwiek manualne techniki zarządzania sprzedażą i rezerwacjami po prostu nie zdają już egzaminu. Z uwagi na znacznie mniejszą skalę działania, małe hotele wciąż opierają się inwestycjom w nowoczesne rozwiązania technologiczne, gdyż obawiają się ogromnych kosztów związanych z ich wdrożeniem i bieżącym utrzymaniem.

Czy te obawy są uzasadnione? Czy rzeczywiście na profesjonalną infrastrukturę technologiczną mogą sobie pozwolić wyłącznie największe obiekty – posiadające odpowiednie zaplecze finansowe i przeszkoloną kadrę? Statystyki wskazują, że zaledwie 14% obiektów hotelowych w Polsce to obiekty sieciowe (dla porównania w Hiszpanii odsetek ten wynosi 34%, zaś w Portugalii 26%). Przeważająca większość to obiekty prywatne, przede wszystkim małe i średnie. Mając świadomość tego, jak duży jest udział małych i średnich obiektów hotelowych, producenci oprogramowania hotelowego odpowiednio dostosowali swoje rozwiązania do rynkowych realiów i wdrożyli polityki cenowe umożliwiające szeroką dystrybucję. Oczywiście kosztów związanych z budową infrastruktury systemowej nie da się uniknąć, jednak ich skala z pewnością nie jest tak duża, jak przypuszcza wielu właścicieli obiektów turystycznych (hoteli, hosteli czy apartamentów).

Stała stawka vs. model prowizyjny

Kluczowym elementem łańcucha przepływu danych jest system zarządzania nieruchomością (PMS), będący podstawowym narzędziem pracy hotelarza. Koszt utrzymania najtańszych systemów tego typu to zaledwie kilkaset złotych rocznie. Rozbudowane PMS-y, przeznaczone dla największych obiektów nierzadko generują koszty na poziomie nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych w skali roku. Warto jednak zaznaczyć, iż system taki pozwala na zautomatyzowanie wielu codziennych obowiązków recepcji, w tym przyjmowanie i wprowadzanie do kalendarza rezerwacji, co pozwala na niemałe oszczędności i jednoczesne podniesienie jakości świadczonych usług.

Rozważając inwestycję w technologię hotelową, warto wziąć pod uwagę nie tylko niedrogie PMSy (np. KWHotel, a na polskim rynku Hotelgram), przeznaczone dla małych i średnich obiektów, sprzedawane w modelu abonamentowym, ale również szereg innych usług i rozwiązań, które nierzadko oferowane są w modelu prowizyjnym. Mając na uwadze fakt, iż większość rezerwacji napływa dziś do hoteli z internetowych kanałów dystrybucji, zapewnienie odpowiedniej widoczności obiektu w sieci oraz umożliwienie sprawnej i szybkiej rezerwacji są dziś kluczowymi czynnikami sukcesu. PMS jako strategiczny system hotelu powinien stanowić punkt wyjścia, jednak nie należy na nim poprzestawać. Niezbędne będą również Channel Manager i Booking Engine. Wynagrodzenie prowizyjne dostawców tego typu rozwiązań przeważnie zaczyna się już od 2% wartości obsługiwanych rezerwacji. Z myślą o zarządzających niewielkimi obiektami hotelowymi także w ofercie YieldPlanet dostępna jest opcja zakupu Channel Managera bez sztywnych opłat miesięcznych w wersji START. Warto również dodać, iż znakomita większość platform OTA, o ile nie wszystkie, rozliczają się z partnerami prowizyjnie, co oznacza, iż hotel płaci jedynie za efekty, tj. dokonanie za pośrednictwem serwisu rezerwacji. Prowizje największych rynkowych graczy na rynku zawierają się z reguły w przedziale 10-20%.

Biorąc pod uwagę fakt, iż strategiczne składowe łańcucha dystrybucji danych są dostępne już od kilkuset złotych rocznie (PMS), rozwiązania typu Channel Manager i Booking Engine oferowane są w modelu prowizyjnym, a OTA są wynagradzane wyłącznie za efekty (wartość dostarczonych rezerwacji) można jednoznacznie stwierdzić, że inwestycja w technologię hotelową absolutnie nie utrudnia startu w biznesie ani nie stanowi nadmiernego obciążenia dla już istniejących obiektów, niezależnie od ich rozmiarów. Chcąc zbalansować nieco koszty związane z inwestycją w technologię, warto uzupełnić opisaną infrastrukturę systemową o RMS lub postawić na Channel Managera, który oferuje wsparcie w zakresie optymalizacji przychodów hotelu. Inwestycję w taki system rozważyć powinien każdy właściciel obiektu liczącego przynajmniej kilkanaście pokoi. Z dobrym RMS-em można bowiem skutecznie poprawić przychody hotelu i zredukować do minimum koszt niesprzedanych pokoi, który jak powtarzają hotelarze jest największym kosztem każdego zarządcy nieruchomości.

Rozwiązania i udogodnienia dla małych hoteli

Małe i średnie obiekty turystyczne mogą dziś przebierać w rozwiązaniach automatyzujących procesy i optymalizujących przychody, dostępnych w przystępnych cenach i dogodnych modelach rozliczeniowych. Wielu dostawców oprogramowania z myślą o najmniejszych rynkowych graczach oferuje szereg ciekawych rozwiązań dopasowanych do potrzeb i oczekiwań niewielkich obiektów. Przykład? YieldPlanet umożliwia obiektom, nieposiadającym czynnej przez całą dobę recepcji lub niepracującym w dni świąteczne, blokadę możliwości przyjazdu gości w dniu bieżącym lub świątecznym w ustalonych godzinach. Specjalnie na potrzeby małych i średnich obiektów stworzyliśmy również zabezpieczenie, chroniące przed ludzkimi błędami (np. za niską lub za wysoką ceną czy omyłkowo udostępnionej online wysokiej dostępności obiektu). Właściciele apartamentów mogą w łatwy sposób zarządzać ceną w zależności od liczby osób korzystających z wynajmowanej nieruchomości, a zarządzający hostelami poradzą sobie nawet z udostępnianiem cen za łóżka w pokojach wieloosobowych.

Przeczytaj także:
Automatyzacja obiektu z PMS-em i Channel Managerem
Nowe funkcje Channel Managera: MaxLOS i CTD
PMS i Channel Manager – duet idealny